Cyfrowa Książka Obiektu Rekreacyjnego SAFE TO PLAY

Jesteśmy ogólnopolskim liderem w zakresie inspekcji i certyfikacji placów zabaw oraz innych obiektów rekreacyjnych. Stworzyliśmy pierwszy w Polsce Dziennik Placu Zabaw, który w 2008 roku został umieszczony w Poradniku dla właścicieli i zarządców placów zabaw wydanym przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Stał się on wzorem dla wszystkich późniejszych wersji podobnych dokumentów.

Postanowiliśmy skorzystać z naszego doświadczenia i wprowadzić na polski rynek spójny system, dzięki któremu profesjonalne zarządzanie on-line różnego rodzaju obiektami rekreacyjnymi stanie się dużo bardziej efektywne, a prowadzenie kontroli i konserwacji bardziej profesjonalne.

Cyfrowa Książka to krok w przyszłość. Jest odpowiedzią na rosnącą potrzebę sprawnego, nowoczesnego zarządzania różnego rodzaju obiektami rekreacyjnymi, których jest coraz więcej na terenach zarządzanych przez samorządy i gminy. Cyfrowa Książka to swego rodzaju elektroniczny dziennik placu zabaw, ale dostosowany do wielu rodzajów obiektów rekreacyjnych.

Cyfrowa Książka składa się z trzech modułów, które rozwijamy, aby spełnić wymagania naszych klientów:

• Moduł Zarządzanie – przygotowany dla zarządcy pełny panel dostępu do wszystkich obiektów
• Moduł Inspektor – dedykowany dla inspektorów przeprowadzających kontrole
• Moduł Encyklopedia – kompendium wiedzy z zakresu norm i raportów technicznych dotyczących kontroli różnego rodzaju obiektów rekreacyjnych.

Nasza cyfrowa platforma gwarantuje pracę zgodnie z wymaganiami następujących norm i raportów technicznych:

• PN-EN 1176-1:2017-12 Wyposażenie placów zabaw i nawierzchnie. Część 1: Ogólne wymagania bezpieczeństwa i metody badań.
• PN-EN 1176-2+AC:2020-01 Wyposażenie placów zabaw i nawierzchnie. Część 2: Dodatkowe szczegółowe wymagania bezpieczeństwa i metody badań huśtawek.
• PN-EN 1176-3:2017-12 Wyposażenie placów zabaw i nawierzchnie. Część 3: Dodatkowe szczegółowe wymagania bezpieczeństwa i metody badań zjeżdżalni.
• PN-EN 1176-4+AC:2019-03 Wyposażenie placów zabaw i nawierzchnie. Część 4: Dodatkowe szczegółowe  wymagania bezpieczeństwa i metody badań kolejek linowych.
• PN-EN 1176-5:2020-03 Wyposażenie placów zabaw i nawierzchnie. Część 5: Dodatkowe szczegółowe  wymagania bezpieczeństwa i metody badań karuzeli.
• PN-EN 1176-6+AC:2019-03 Wyposażenie placów zabaw i nawierzchnie. Część 6: Dodatkowe szczegółowe wymagania bezpieczeństwa i metody badań urządzeń kołyszących.
• PN-EN 1176-7:2020-09 Wyposażenie placów zabaw i nawierzchnie. Część 7: Wytyczne dotyczące montażu, kontroli, konserwacji i eksploatacji.
• PN-EN 1176-10:2009 Wyposażenie placów zabaw i nawierzchnie. Część 10: Dodatkowe wymagania bezpieczeństwa  i metody badań całkowicie obudowanych urządzeń do  zabawy (konstrukcje w salach zabaw).
• PN-EN 1176-11:2014-11 Wyposażenie placów zabaw i nawierzchnie. Część 11: Dodatkowe szczegółowe wymagania bezpieczeństwa i metody badań dotyczące sieci przestrzennej (tzw. linaria).
• PN-EN 1177+AC:2019-04 Nawierzchnie placów zabaw amortyzujące upadki – Metody wyznaczania amortyzacji uderzenia.
• PN-EN 16630:2015-06 Wyposażenie siłowni plenerowych zainstalowane na stałe. Wymagania bezpieczeństwa i metody badań (siłownie plenerowe i street workout).
• PN-EN 14974:2019 Skateparki. Wymagania bezpieczeństwa i metody badań.
• PN-EN 12572-2 Sztuczne ścianki wspinaczkowe – Część 2: Wymagania bezpieczeństwa i metody badań form typu bouldering.
• PN-EN 12572-3 Sztuczne ścianki wspinaczkowe – Część 3: Wymagania bezpieczeństwa i metody badań uchwytów wspinaczkowych.
• PN-EN 15312 Ogólnie dostępny sprzęt do uprawiania wielu dyscyplin sportowych – Wymagania, w tym wymagania bezpieczeństwa oraz metody badań. W szczególności chodzi o takie dyscypliny uprawiane rekreacyjnie jak: badminton, koszykówka, piłka nożna, piłka ręczna, hokej, tenis stołowy, tenis, siatkówka.
• PN-EN 16579 Sprzęt boiskowy – Bramki boiskowe przenośne i zamocowane na stałe – Wymagania dotyczące funkcjonalności, bezpieczeństwa i metody badań.
• PN-EN 16899 Sprzęt sportowy i rekreacyjny – Sprzęt do parkour – Wymagania bezpieczeństwa i metody badań.
• TR 16467 (Raport Techniczny) Wyposażenie placów zabaw dostępne dla wszystkich dzieci.
• TR 16396 (Raport Techniczny) Wyposażenie placów zabaw dla dzieci. Odpowiedzi na prośby o interpretację normy EN 1176 i jej części.
• TR 16879 (Raport Techniczny) Lokalizacja placów zabaw i innych obiektów rekreacyjnych. Doradztwo w zakresie rozmieszczenia i oddzielania różnego rodzaju obiektów rekreacyjnych.
• TR 17207 / ISO 24665 (Raport Techniczny) Place zabaw i tereny rekreacyjne. Wymagania w zakresie kompetencji inspektorów.

Raporty generowane przez oprogramowanie spełniają wymagania Normy PN-EN ISO/IEC 17020 Ocena zgodności. Ogólne kryteria działania różnych rodzajów jednostek przeprowadzających inspekcję.

Oprogramowanie Cyfrowej Książki Obiektów Rekreacyjnych SAFE TO PLAY znajduje się na serwerach na terenie Unii Europejskiej spełniając tym samym normy dotyczące bezpieczeństwa.

Dzięki silnej pozycji i otwarciu na współpracę międzynarodową oparliśmy się o rozwiązanie stworzone przez Fina Esę Junttila, specjalistę ds. norm i członka / przewodniczącego wielu grup roboczych w Europejskim Komitecie Normalizacyjnym. Przez wiele lat pracował w fińskiej firmie Lappset na stanowisku głównego specjalisty ds. norm. W ramach swoich obowiązków prowadził korespondencję z inspektorami z całego świata, dzięki czemu zna nie tylko literę norm, ale także ich praktyczne zastosowanie.

Dzięki temu, a także dzięki znajomości przez inspektorów CKPZ polskiego rynku, aplikacja uwzględnia polskie realia w kontekście międzynarodowych doświadczeń!

Samo oprogramowanie powstało w Finlandii jako odpowiedź na potrzebę systematyzacji kontroli, uporządkowania dokumentacji i, co najważniejsze, utrzymanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa poprzez sprawne wykrywanie wad i niezgodności na terenach obiektów rekreacyjnych. Jesteśmy spokojni o jego funkcje, ponieważ oprogramowanie zostało zbudowane dzięki doświadczeniu wielu lat pracy fińskich specjalistów, których celem było utrzymania placów zabaw i innych obiektów rekreacyjnych w nienagannym stanie.

Jego najważniejsze funkcje to:

Obsługuje wiele rodzajów różnych obiektów rekreacyjnych	Dzięki uwzględnieniu wymogów ponad 20 norm i raportów technicznych obsługuje nie tylko najpopularniejsze – place zabaw i siłownie plenerowe – ale też inne, jak skateparki, parkour, boiska i inne
Oszczędność miejsca	Zamiast stert papierowych raportów z kontroli dobrze chronione dane elektroniczne, które w razie potrzeby łatwo wyeksportować do plików .pdf i wydrukować (dane, które pozostaną do przechowania w wersji papierowej, to dokumentacja powykonawcza otrzymana od wykonawcy obiektu)
Szybki dostęp do informacji na temat każdego obiektu	Zawsze i wszędzie można sprawnie wprowadzać i wyszukiwać informacje, stosując filtry np. według lokalizacji, rodzaju wyposażenia i typu obiektu
Możliwość pracy w terenie	Jedną z ważniejszych cech SAFE TO PLAY jest możliwość wprowadzania danych oraz zdjęć, na bieżąco podczas przeglądu. Nie ma potrzeby zabierania w teren dokumentacji papierowej – w Cyfrowej Książce Obiektu Rekreacyjnego mamy od razu dostęp do zamieszczonych wcześniej informacji i na bieżąco wprowadzamy dane z wykonywanego przeglądu, naprawy czy innego zadania
Praca w aplikacji, nie w przeglądarce	Jest to gwarancja szybkości działania całego systemu
Wymagania 20 norm, raportów technicznych i przepisów w jednym miejscu	m.in. PN-EN 1176 (place i sale zabaw), PN-EN 16630 (siłownie i street workout), PN-EN 14974 (skateparki), PN-EN 15312 (boiska i różne dyscypliny sportowe) i in. Moduł Encyklopedia jest na bieżąco aktualizowany
Intuicyjna instalacja i obsługa	Nasza Cyfrowa Książka Obiektu Rekreacyjnego SAFE TO PLAY zawiera pomocne wskazówki, które przeprowadzają m. in. przez cały proces wykonania inspekcji – od wizyty na miejscu, po wygenerowanie czytelnego raportu i bezpieczne przechowywanie danych
Wszystkie informacje w jednym miejscu	Szybki dostęp do wykazu wyposażenia, a także do szczegółowych informacji, takich jak elementy do naprawy/wymiany, rodzaj przeglądu, jaki jest zaplanowany w najbliższym czasie itp. Pozwala w szybki sposób wprowadzać bieżące zmiany, a także aktualizować zainstalowane wyposażenie
Łatwy nadzór nad wykonawcami przeglądów i konserwacji	SAFE TO PLAY pomaga utrzymać wysoką jakość – działania zatrudnianych firm muszą być zgodne z normami, przepisami i aktualnym stanem obiektów
Różne poziomy dostępu	Do poszczególnych informacji ustalane indywidualnie w zależności od roli osoby w systemie kontroli
Jednolita dokumentacja	Każdy podwykonawca, który posługuje się aplikacją, dostarcza raporty w ustandaryzowanej formie. Raporty SAFE TO PLAY obejmują wszystkie potrzebne elementy, w tym zdjęcia i zalecenia. Dodatkowo opisy nieprawidłowości i zalecenia połączone z modułem Encyklopedia, dzięki czemu łatwo o zrozumienie, z czego wynikają i czego dotyczą. Możliwość dostosowania wyglądu raportów do indywidualnych potrzeb klienta
Wykazy elementów wymagających naprawy lub wymiany	Informacje są dostępne od ręki po wyszukaniu danego obiektu
Przypomnienia	Przypomnienia o nadchodzących przeglądach i terminach wykonania wskazanych prac konserwacyjnych

Dlaczego warto zdecydować się na Cyfrową Książkę Obiektu Rekreacyjnego?

Warto tutaj sięgnąć do genezy systemu zarządzania bezpieczeństwem. Najdokładniej do tej kwestii odnosi się norma PN-EN 1176 dotycząca wyposażenia placów zabaw (oraz sal zabaw) i nawierzchni. Składa się ona z kilku części, między innymi z części 7. zatytułowanej „Wytyczne dotyczące montażu, kontroli, konserwacji i eksploatacji”. Jest ona skierowana do zarządów i właścicieli placów i sal zabaw. Porusza aspekty związane z montowaniem i utrzymywaniem tych obiektów w taki sposób, mimo upływu czasu, wpływu warunków atmosferycznych oraz eksploatacji, były one cały czas sprawne i bezpieczne. To właśnie z Normy PN-EN 1176-7:2020 wynika wprost wymóg posiadania przez właściciela placu zabaw (i sali zabaw) systemu zarządzania, który ma pomóc utrzymać wysoki poziom bezpieczeństwa zarządzanego obiektu. To podejście zostało przeniesione też na inne obiekty służące rekreacji.

Dlatego Cyfrowa Książka Obiektu Rekreacyjnego jako jedyne dostępne na polskim rynku narzędzie pozwala objąć systemem różnego rodzaju obiekty rekreacyjne, a nie tylko najbardziej popularne – place zabaw i siłownie plenerowe!

Skąd konkretnie wynika wymóg wdrożenia i utrzymywania Systemu Zarządzania?

W przypadku placów zabaw i sal zabaw wymóg wdrożenia i utrzymywania systemu zarządzania wynika wprost z zapisów Normy PN-EN 1176-7:2020-09, a w odniesieniu do sal zabaw dodatkowo także z zapisów Normy PN-EN 1176-10:2024-02.

O systemie zarządzania jest mowa w następujących punktach Normy PN-EN 1176-7:2020-09 (dotyczy zarówno placów, jak i sal zabaw):

• Pkt. 8.1.2.: „Zarządca powinien zapewnić system zarządzania bezpieczeństwem na placu zabaw. (…) „zarządzanie bezpieczeństwem” oznacza ustanowiony przez zarządcę placu zabaw system mający na celu ocenę, utrzymanie i, w razie potrzeby, poprawę bezpieczeństwa całego obiektu, w tym jego wyposażenia i nawierzchni.”
• Pkt. 8.2.1: „Zarządca placu zabaw powinien okresowo, co najmniej raz w roku, systematycznie oceniać skuteczność wszystkich stosowanych środków bezpieczeństwa (…) i udoskonalać je, jeżeli okaże się to konieczne na podstawie doświadczeń, zmiany warunków, znanych i odnotowanych wypadków lub oceny ryzyka.”
• Pkt. 8.2.2: „Należy prowadzić zapisy wszystkich działań podejmowanych w ramach zarządzania bezpieczeństwem. Dokumenty odnoszące się do placu zabaw powinny zawierać: (…) zapisy zarządcy obejmujące wszystkie czynności kontrolne i konserwacyjne, np. dziennik obiektu (…).”
• Pkt. 8.2.4: „Zaleca się zapewnienie pisemnych procedur zarządzania obejmujących środki, które należy podjąć w razie wypadku, pożaru i podobnych zdarzeń. (…) Zaleca się zapisywanie informacji o wypadkach znanych zarządcy na formularzu zawierającym (…) szczegółowe dane (…). Informacje te powinny być wykorzystywane w celu poprawy bezpieczeństwa placu zabaw i przechowywane w celach porównawczych.”

W Normie PN-EN 1176-10:2024-02 dotyczącej obudowanych konstrukcji w salach zabaw, w pkt. 5.5 mowa jest o tym, że: „Powinny istnieć pisemne procedury obejmujące środki, jakie należy podjąć w sytuacjach awaryjnych.”

W przypadku siłowni plenerowych i skateparków wdrożenie i utrzymanie systemu zarządzania jest kwestią dobrej praktyki. Zarówno norma PN-EN 16630 (siłownie), jak i PN-EN 14974 (skateparki) daje wskazówki co do rodzajów, jak i częstotliwości przeglądów okresowych, a także zawartości instrukcji kontroli i konserwacji, które powinien przekazać producent. Wdrożenie systemu zarządzania ułatwia utrzymanie takiego obiektu na odpowiednim poziomie bezpieczeństwa i stanowi dowód zadbania o bezpieczeństwo w sytuacji, gdy dojdzie do wypadku.

Zarządcy obiektów rekreacyjnych starający się spełnić powyższe wymagania, często zadają sobie pytania odnośnie stosowanego przez siebie systemu zarządzania:

• czy zawiera on wszystkie niezbędne elementy i spełnia wymagania normy?
• czy jest skuteczny – tzn. czy stosowane środki bezpieczeństwa są prawidłowe?
• czy częstotliwość kontroli jest odpowiednia?
• czy personel dokonujący przeglądów oględzinowych i funkcjonalnych wykonuje je w sposób kompetentny, a dokonywane zapisy są prawidłowe (czyli odzwierciedlają faktyczny stan obiektu)? – jest to szczególnie wskazane, gdy wykonywanie w/w kontroli jest zlecane firmie zewnętrznej.

Co powinien zawierać skuteczny system zarządzania bezpieczeństwem obiektu rekreacyjnego?

Najłatwiej odpowiedzieć sobie na to pytania, biorąc pod uwagę wymagania opisane w Normie od placów zabaw, czyli PN-EN 1176-7, bo daje ona najbardziej konkretne informacje na ten temat. Skuteczny system kontroli powinien zawierać następujące elementy:

• plan kontroli
• harmonogram konserwacji
• sprawozdanie z kontroli pomontażowej obiektu
• protokoły z przeprowadzonych kontroli okresowych
• zapisy z przeprowadzonych prac konserwacyjnych i modernizacyjnych
• procedurę postępowania w razie wypadku, awarii lub pożaru
• protokoły dotyczące wypadków, awarii lub pożaru, jeśli do nich doszło

Te elementy pozwalają uzyskać kluczowy efekt – zarządzanie obiektem rekreacyjnym odbywa się w ustrukturalizowany i intencjonalny sposób. Wiadomo przecież, że posiadanie procedur dla powtarzalnych czynności pozwala zaoszczędzić czas i nie pominąć któregoś z ważnych kroków. Wiadomo też, jakie wymagania stawiać podwykonawcom różnych usług, chociażby odnośnie kontroli okresowych. Dodatkowo cała dokumentacja dotycząca danego obiektu jest uporządkowana i znajduje się w jednym miejscu. Te wszystkie cechy posiada Cyfrowa Książka Obiektu Rekreacyjnego!